Масло масляное.

Нашел в архиве свою старую статью 2008 года, некоторые тезисы которой не потеряли своей актульности до сх пор…

Давно минули те времена, когда Интернет казался нам чем-то необычным. Сегодня возможностями, которые он открывает, пользуются даже детсадовцы. Только, в отличие от подрастающего поколения, представители старшего не чувствуют тонкие настройки и особенности мировой паутины на генном уровне. В результате, неизбежно появляются забавные (если не говорить более жестко) ошибки.

Ежедневно сталкиваясь с проявлением производственных ляпов, укажу лишь некоторые из них, дабы поспособствовать их искоренению.

Типичный пример:

Outlook Express — почтовая программа, которой пользуются практически все офисные сотрудники. Ничего не скажешь, действительно очень удобная программа, позволяющая, помимо всего прочего, упростить многие трудовые процессы, но только в том случае, если ею пользуются специалисты.

Как оказалось, при помощи Интернета и соответствующего программного обеспечения руководителям стало очень удобно общаться с сотрудниками разных офисов, в том числе и не очень удаленных, получать от них и отправлять им необходимую информацию. Это понимают уже практически все пользователи. Однако не всем из них до конца понятны иные, напрямую не связанные с перемещением функции.

В частности, одни из самых главных – это хранение и обработка данных. Зачастую человек, отправляющий Вам информацию, думает только об ее перемещении. Вряд ли он задумывается о ее последующем хранении и обработке получателем. А ведь Outlook Express, помимо всего прочего, потенциально (а у многих и фактически) является громадным хранилищем баз данных, служебных и докладных записок, фото- и видеоотчетов и т.д., и т.п.

В большинстве случаев, мы получаем десятки нужных писем ежедневно, и, понятно, что без наведения порядка на нашем личном складе, рискуем потерять необходимую нам информацию или потратить на её поиск уйму времени. И только потому, что большинство из нас не делает простейших выводов из своей ежедневной рутинной работы в Интернете

Если честно, забавляет пренебрежение простейшими правилами. Одно из самых ярких — следующее. Начальник отдела продаж компании «»Friday_13», назовем его Фредди Крюгер, практически ежедневно отправляя шефу информацию, в графе «тема письма» всегда пишет одну и ту же фразу: СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА ОТ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ПРОДАЖ КОМПАНИИ ООО «Friday_13» Крюгера Фреда от 27 января 2008 года.

К слову, только дата служебной записки меняется каждый день. Но именно с неё давайте и начнем разбор типичных ошибок.

Ну, во-первых, любая почтовая программа при отправке письма всегда автоматически добавляет время отправки и время получения корреспонденции.

Во-вторых, фамилию «Крюгер» тоже писать не стоит, потому что данная программа сделает это автоматически. В-третьих, должность человека, отправляющего корреспонденцию, в данном случае мистера Крюгера, его начальник (а кому же еще пишут служебные и докладные записки!?!), скорее всего, тоже знает, и вряд ли забыл со вчерашнего напоминания. Не говоря уже о том, что начальник тоже человек умный и тоже умеет считать до девяти. И заполняя визитную карточку в Outlook, может написать в одной из её граф  должность своего сотрудника.

Уважаемые коллеги, не уподобляйтесь Фреду и используйте свободное поле для указания темы письма более рационально. Пишите конкретику. Например, «Фотографии столицы Северной Кореи с борта спутника шпиона». И тогда в последствии Ваш шеф, разыскивая фотографии одной из улиц Пхеньяна в вашей корреспонденции, не будет мучительно долго пробираться через завалы стандартных отчетов о баллистических характеристиках пули российского автомата АК-47.

Название этой ошибки известно уже столетия и имя ей «МАСЛО МАСЛЯНОЕ». Понятно, какой вред она наносит производственным процессам. Потеря времени, которое очень трудно восполнить, — лишь одно из следствий. Также к ним можно отнести ухудшение самочувствия, потеря настроения, денег, информации и партнеров.

Развивая тему, описанную выше можно сказать, что глупее списка из десятков писем с одинаковой фразой в теме письма может выглядеть лишь список из десятков писем, в графе «Тема сообщения» которых вообще не написано ни одной буквы.

Конечно, существует опасность, что кто-то сможет прочитать Вашу почту. Однако не «пужайтесь»! Договоритесь со своими респондентами о каком-нибудь тайном шифре или воспользуйтесь криптографическими программами. Только не забудьте, что шифрование не избавляет Вас от последующей работы с информацией, как то: сортировка, хранение, поиск в случае необходимости и так далее и тому подобное.

Понятно, что «масло масляное» встречается в нашей работе на каждом углу. Его просто нужно научиться вовремя замечать и, по возможности, быстрее искоренять.

В качестве примеров приведу лишь несколько, а Вы сами делайте выводы по аналогии:

  1. Существует ли в Вашей компании телефонная книга со всеми телефонами Ваших сотрудников (домашние, рабочие, сотовые)? И если существует, то в скольких вариантах? Ее создавало (создает) каждое подразделение Вашей компании?
  2. Закупом канцелярских товаров в Вашей компании занимаются все, кому не лень?
  3. А бывает ли так, что одно и тоже поручение выполняют (вернее должны выполнять) сразу несколько человек? Снова «у семи нянек дитя…»?

Как всегда, результатом подобных исследований и является Ваша работа и квалификация. Чем чаще Вы будете обращать внимание на такие, казалось бы, «мелочные» вещи и чем чаще Вы будете конструктивно реагировать на них, тем больше вероятность, что Ваш профессионализм вырастет и, конечно, не останется не замеченным. А дальше…

Ну а дальше – уже другая история! 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *