Решил опубликовать свою старую статью для секретарей моим новым читателям…. Надеюсь, она до сих пор актуальна и будет полезна всем. 🙂
Не секрет, что шеф – человек занятой и часто не в состоянии выделить на общение со своим секретарем и минуты лишнего времени. В результате складывается ситуация, при которой «верхи не хотят, а низы не могут жить по-старому». Возникает психологический дисбаланс.
Сотрудник, горя ярким пламенем в начале своего трудового пути, пытается донести до своего босса творческие инициативы и затем раз за разом наталкиваясь на хронический цейтнот (от нем . Zeit — время и Not – нужда)– дефицит времени шефа, начинает воспринимать отсутствие реакции «сверху» на сигналы «снизу», как отсутствие желания общаться. А часто это вообще выглядит как игнорирование директором всех предложений нашей Джеймс, и связь (ростки которой появились в начале её трудового пути) нарушается.
В итоге, все превращается в неконтролируемую реакцию, типа термоядерной, и «снежная лавина сходит с гор». Шеф начинает воспринимать сотрудника как безынициативное существо, а так называемое «безынициативное существо» теряет запал, перестает гореть и светить огнем (благодаря которому ее когда-то и выбрал босс), а потом скатывается в свои девичьи фобии и начинает блекнуть прямо на глазах. Как результат, союз, который мог бы стать успешным, становится очень непрочным и, в конце концов, разрушается.
Что же делать, чтобы не допустить такой ситуации? Наверное, скажете Вы, нужно просто чаще, больше и плодотворнее общаться. Но как же этого добиться, спросите Вы, если шеф (см. выше) постоянно находится вне пределов досягаемости из-за хронического дефицита времени, а то и вовсе, казалось бы, избегает встреч с Вами.
«Шефа мудрого ответ помещаем в книжке!»
Советы шефа своему секретарю о том, как соблазнить его любимого на громкие и нетривиальные дела, как заставить его поверить в полезность и своевременность начинаний и законодательных инициатив Джеймс. А так же советы о том, как сделать, чтобы он считал своего секретаря незаменимой сотрудницей, а их творческий союз приносил больше радости, чем огорчений.
Совет №1
Тщательно изучите предмет предполагаемой инициативы. Помните, что ничто не подкупает собеседника так, как Ваша осведомленность в предмете разговора, особенно если Вашим собеседником является человек принимающий решения. Вы будете выглядеть глуповато, если до конца не понимаете сути предмета, о котором заведете речь, если не сможете найти логические связи между частями своей инициативы.
И что самое обидное, Джеймс, Вы рискуете нарваться на фразу шефа, которую он может даже не произнести вслух: «Сразу свободна»! Если же это случилось, то как сделать так, что бы он смог сместить акцент на фразу: «И снова здравствуйте!»?
Совет№2
Ваше предложение обязательно должно быть подготовлено в письменной форме потому, что, по мнению шефа, ничто так не упорядочивает мысли, как их письменное изложение на бумаге. Пишите, пишите и еще раз пишите! Вы будете удивлены, как много логических цепочек Вы сможете обнаружить, описывая свое предложение на бумаге.
Совет№2.1
Не забудьте, что «пассажиры второго девятого вагона были тоже людьми умными и тоже умели считать до девяти» и шеф тоже, скорее всего, является достаточно образованным человеком. Поэтому, излагая свои мысли на бумаге, старайтесь делать это стилистически и орфографически грамотно.
Используйте все возможные и доступные Вам средства для проверки грамотности написания, включая программное обеспечение Вашего компьютера и (или), пока Вы не достигнете необходимого уровня знаний русского (английского, польского или иврита_ нужное подчеркнуть) языка, просите своих коллег по цеху проверить и откорректировать Ваши опусы.
Совет№3
Не подавайте Ваше предложение на стол шефа сырым, а то у него может случиться несварение. Рекомендую Вам оставить предложение «отвисеться на стене». Как ни странно, но мысли, которые еще сегодня на волне страсти или какой-нибудь другой яркой эмоции кажутся нам гениальными, через день-два уже перестают выглядеть таковыми.
Соблюдение этого правила позволит нашим Джеймс сэкономить своё и, что гораздо важнее, время шефа, а также нервные клетки, которые по верному замечанию психотерапевтов не восстанавливаются. Помните, что в американской армии к капеллану, который у врагов играет роль нашего замполита, запрещено обращаться в течение 24 часов после нанесения тебе обиды. Считается, что за это время большинство страстей улягутся, и необходимость в третейском судье отпадет. В принципе так и происходит, и более 90% обиженных решают свои психологические проблемы самостоятельно.
Совет№4
Не забудьте, что по одному и тому вопросу практически всегда может быть несколько точек зрения. Поэтому, если Ваше предложение не является чересчур конфиденциальным, попробуйте обсудить его с другими Джеймс — в итоге сможете получить дополнительную информацию и даже необходимую критику и замечания задолго до того, как вы со своей инициативой окажетесь в кабинете шефа.Как говорится один мозг хорошо, а 33 лучше! Только, пожалуйста, не переборщите, а то эмоции захлестнут.
Совет№5
Будьте шахматисткой. Необходимо научиться просчитывать ситуацию так, как это делают игроки на шахматном поле. На 2-3 шага вперед. В частности хотелось бы обратить ваше внимание на то, что, разрабатывая то или иное предложение для шефа, Джеймс аналогично карточному игроку или гроссмейстеру должна припасти 2-3 варианта служебной записки, в которых изложенный материал будет описан по разным сценариям.
Разное время исполнения, разные поставщики товаров или услуг, разная стоимость и т.д. и т.п. Ну и, конечно же, Вам как опытному игроку нужно всегда держать в кулаке, кармане или дамской сумочке Джокера, который в случаях, если не сработают предложенные сценарии, может принести удачу хотя бы только потому, что козырь всегда приберегают до последнего.
Совет№6
Шеф прекрасно понимает, многое из того, что предлагают ему сотрудники, в том числе и Джеймс, можно проверить только на практике, только «проверкой на дорогах» можно выяснить, какой из вариантов был верным. Отсюда следует простейший вывод: шефу гораздо проще отказать в акцептировании идеи, поступившей снизу, проигнорировать и даже заблокировать поступление новых идей.
Шансы не получить разрешительной визы на служебную записку увеличиваются с усугублением условий окружающей среды в глобальном смысле этого слова. Влияние внешних факторов, в том числе и экономических, типа всемирного кризиса, отнюдь не вселяет оптимизма ни в кого, включая самого шефа.
Поэтому чашу весов, на которой находится ответ «ДА» по Вашей инициативе, может зачастую склонить только Ваш энтузиазм, поющая душа и горящие «глаза». Помните, какие у неё глаза?!! Зажгите шефа своей идеей, заставьте почувствовать его автором или, по крайней мере, соавтором творческой инициативы, и, будьте уверены, более 50% дела уже сделано!
И, наконец, Совет№7
Атакуйте. Будьте последовательны и энергичны. Готовьте творческие, производственные, маркетинговые инициативы постоянно. 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Этим Вы будете сильно отличаться от оставшихся 99% сотрудников, которые этого не делают. Фора будет у Вас. И если Вы достигнете успеха вначале этого пути, если Вы добьетесь результатов на этом поприще раньше других, то удача будет сопутствовать всегда.
Ведь энергия вкупе с удачей — ОКРЫЛЯЮТ!!! А тот, кто сделал шаг первым, обычно, опережает опоздавших на два…